Todos los negocios deben pasar por trámites legales, y los negocios digitales no son la excepción. Aquí te enseño qué trámites legales necesita tu negocio para que su estrategia legal esté en orden.
Valida la idea de negocio.
Aunque no se encuentra dentro de los tramites legales, es necesario que valides tu idea de negocio, debido a que debe existir un plan de negocio donde exista una estructura financiera.
Debes asegurarte de que el producto o servicio que estás vendiendo, tenga lugar dentro del mercado, o que el mercado tenga interés en adquirirlo. Esto es, para que no realices todos los tramites legales para al final darte cuenta de que no es un negocio rentable.
Realiza un pacto de socios.
Si emprendes solo, el pacto de socios no entraría dentro de los trámites legales. Sin embargo, si emprendes con amigos (aunque nunca recomiendo que los amigos sean socios), o con terceras personas, es necesario que realicen un pacto de socios.
En ese pacto, se harán las declaraciones de intenciones y todos los socios se van a asegurar de tener a salvo sus derechos, así como también tener claras sus obligaciones.
Una vez que esté listo el pacto de socios, debes acudir a un notario y solicitar el registro de la empresa. Para ello, tendrás que acudir a un registro público y solicitar la reserva de nombre de la empresa.
Cuando lo tengas, presentarás ante el notario la reserva de nombre, la identificación de todos los socios, el pacto de socios y el objeto social de la compañía.
El notario se encargará de hacer una minuta de escritura pública y va a llevarla a los registros públicos. Posteriormente, el notario extenderá un testimonio de escritura público, con lo cual vas a acudir a SUNAT.
SUNAT te va a facilitar la inscripción en el registro único del contribuyente, para que pagues los impuestos que le correspondan a tu negocio. Te recomiendo tener una asesoría previa con un abogado en la materia, para que te haga la planificación fiscal de las obligaciones que va a tener tu negocio.
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Si tienes la planificación fiscal en orden, podrás acudir a SUNAT con todo el panorama visto y no habrá nada que te tome por sorpresa.
Ahora bien, el trámite legal correspondiente a la constitución de la empresa, puedes hacerlo vía online. Si lo haces desde casa a través de la plataforma digital, sólo vas a tener que activar el RUC, y esa activación puedes hacerlo vía electrónica.
En el trámite digital, sólo tendrás que acudir a firmar. De resto, los demás pasos, como el seguimiento, el ingreso de la solicitud y de los documentos, se hacen en línea.
Una vez que tienes toda la constitución lista, la asesoría del abogado te permitirá saber a qué régimen tributario corresponde tu negocio. Sabiendo esto, puedes proceder a inscribirte en el régimen tributario y cumplir con los requisitos de ese régimen.
Da de alta a tus trabajadores.
Si dentro del régimen debes tener al menos una persona que trabaje para ti, debes darte de alta en el Ministerio de Trabajo. Mediante una planilla electrónica, vas a inscribir a tus trabajadores.
Un punto realmente importante en este apartado, es que si se trata de trabajadores no estarán largo plazo, es decir, no serán permanentes o fijos, es necesario que tengas un contrato que establezca esa modalidad.
De lo contrario, si los inscribes sin haber firmado un contrato a tiempo determinado, adquieren estabilidad laboral. Eso significa que no puedes cortar el vínculo laboral en cualquier momento, sino que esa persona trabajará para ti hasta que decida renunciar o hasta que se extinga la empresa.
Entonces, si tu negocio va comenzando y no puedes garantizar el pago de un trabajador a tiempo indeterminado o de modo fijo, es imprescindible que firmes un contrato sujeto a modalidad.
Ese contrato debe cumplir con ciertos requisitos, como firmarse por triplicado y legalizarlo ante el Ministerio del Trabajo, así como renovarlo constantemente.
Renovarlo es parte vital del contrato, debido a que si no lo renuevas, el contrato pierde vigencia y se desnaturaliza la relación laboral original, con lo que el trabajador pasa a tener estabilidad laboral y tendrás que tenerlo a tiempo indefinido.
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Tener libros contables.
Otro aspecto importante dentro de los trámites legales, es tener los libros contables, ya sea en físico o en digital. Esto es porque no tenerlos dentro de los parámetros legales, representa una multa.
Entonces, si te das de alta dentro del régimen tributario y ya tienes tu planilla resuelta, lo siguiente es que los libros contables deben estar actualizados y organizados para evitar multas en una posible fiscalización.
Normalmente dentro del primer mes de haber constituido tu empresa, ya deberías tener resuelto todo el tema de los libros contables.
Crea cuentas bancarias únicas para tu negocio.
Para hacer esto, debes crear las cuentas bancarias directamente desde el negocio. Esto es, que el representante legal de la empresa debe tener un poder para dar apertura a las cuentas dentro del banco de tu preferencia.
Cada banco tiene sus propios requisitos y procesos, ya dependerá de la entidad bancaria que elijas. Lo siguiente que harás, es que crearás varias cuentas. Una para ingresos, otra para el pago de las deudas de tu negocio, y una para las detracciones, por ejemplo.
Recomiendo abrir una cuenta únicamente para las detracciones, porque vas a asegurarle a SUNAT una mejor gestión de los impuestos que deberás pagar mensualmente. Así evitarás problemas a largo plazo con tu negocio.
La cuenta de detracciones debes abrirla en el Banco de la Nación. Con la vigencia de poder, tendrás que llenar unos formularios en nombre de tu empresa. Esto se realiza de forma física, porque no hay opción de realizarlo digitalmente.
Autorización para gestionar base de datos personales.
Todo negocio tiene la obligación de contar con la autorización para gestionar base de datos personales, porque los negocios suele trabajar con personas naturales como clientes. Incluso cuando los clientes no son personas naturales, sino empresas, seguramente hay proveedores que sí son personas naturales.
Entonces, sobre la base de datos, existen diferentes tipos. Puede ser base de datos de clientes, de proveedores, de potenciales clientes, entre otras.
Lo peculiar del tema es que, cuando son negocios digitales, se maneja una estrategia digital de captación de clientes. Entonces, tendrás como mínimo tres bases de datos registradas en la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.
Lo que debes hacer es solicitar a la Autoridad Nacional una licencia que te permita gestionar base de datos personales, un certificado que diga que tu negocio tiene la autorización suficiente para hacerlo, porque guarda los requisitos legales para ello.
De acuerdo con la Ley, tendrás que cumplir ciertos lineamientos, como exponer ante la Autoridad Nacional la forma en la que gestionas la base de datos, qué herramientas utilizas para recolectarlos, con qué finalidad y por cuánto tiempo guardarás esos datos.
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Entonces, una vez que expongas todo, se iniciará el trámite, que puede demorar aproximadamente un mes. Si no haces esto dentro de los trámites legales para tu negocio, es muy probable que tengas que pagar una multa, en el mejor de los casos.
Porque normalmente una multa lleva a otra, y esa otra, a otra. Y así sucesivamente, debido a que una infracción puede acarrear varias infracciones a su vez.
Apertura tu libro de reclamaciones.
El libro de reclamaciones puede ser físico o difital, en ambos casos, es necesario dentro de tu negocio. Incluso puedes usar ambos. Por ejemplo, si tienes una papelería, y vendes tanto en una tienda física como digital, puedes tener dos libros de reclamaciones.
Siempre recomiendo que, cuando se tiene un negocio por canal físico y canal digital, haya dos libros de reclamaciones, porque estás atendiendo a dos tipos de clientes totalmente distintos.
Eso hará que facilites los canales para solucionar los problemas que pueda tener el cliente, o si no está satisfecho con el servicio. Pero además te ayudará a cumplir con la normativa de protección al consumidor y estar al día con INDECOPI.
Si no tienes libro de reclamaciones y tu cliente tiene algún inconveniente, es probable que acuda a INDECOPI y la mínima infracción cometida te costará, por lo menos, S/7.000.
En conclusión, no es económico saltarte el libro de reclamaciones.
Legaliza tus contratos.
Dentro de los trámites legales, es necesario que legalices tus contratos, por lo que tendrás que guardar las formalidades legales para los contratos, tanto de clientes, proveedores y laborales.
Por ejemplo, si tienes una marca y quieres cedérsela a tu negocio, debes tener un contrato para justificar la salida de dinero mensualmente. Eso te ayudará en una eventual fiscalización.
Recuerda que las fiscalizaciones de SUNAT son aleatorias, por lo que te recomiendo tener documentado todo lo que hace tu negocio.
Registra tu marca.
Si tu marca se mueve digitalmente, es prioritario que la registres porque si no lo haces, con el paso del tiempo perderá valorización y representará una pérdida de dinero en tu negocio.
Bueno esto ha sido todo por hoy, te mando un fuerte abrazo y nos vemos en el próximo post. Por cierto me olvidaba, gracias por haberte paseado por aquí, me gustaría saber ¿Qué te pareció el post de hoy? cuéntame en los comentarios que estaré al pendiente de ellos para responderte.
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