Cuando comenzamos un negocio, una de las resistencias que tenemos tiene que ver con delegar procesos, contratar a terceras personas para realizar actividades.
Pero cuando estamos saturados de trabajo, delegar actividades ya no es una opción, sino una necesidad. Es por eso que aquí te doy 5 tips para que delegues procesos de manera efectiva en tu negocio.
¿Cuándo es momento de delegar?
Cuando comienzas un negocio, es probable que no tengas los recursos económicos necesarios para delegrar procesos, y tendrás que hacer todo tú mismo.
Sin embargo, si tu meta es seguir creciendo, llega un momento en el que es necesario delegar procesos con el fin de optimizar tu tiempo, si es que ya estás demasiado saturado realizando ciertas actividades que no le aportan valor real a tu negocio, que no te están ayudando a escalar, crecer o facturar más.
Por ejemplo, en mi caso, yo delego la edición de mi contenido, en consideración de que es una actividad que lleva tiempo y que satura el resto de las actividades que sí me ayudan a facturar más en mi negocio.
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Es más productivo si me dedico a crear contenido y delego el proceso de edición, a invertir tiempo en la edición de vídeo, artículo e imagen, porque eso no le aporta valor a mi negocio según los objetivos que me he planteado.
¿Qué actividades aportan valor a tu empresa?
Entonces, al delegar procesos, debes determinar cuáles son las actividades que le aportan valor a tu empresa. Por ello, debes conocer con exactitud las actividades que realiza tu negocio, así como cuáles son relevantes, sustanciales y concurrentes, de las que tendrás que seguir encargándote.
Y, por otro lado, cuáles son esas actividades que necesitas que sigan desarrollándose para mantener el negocio, pero que no tienen gran o mayor influencia en su crecimiento.
¿Cuántos trabajadores necesitas?
Para saber la cantidad de personas que necesitas al momento de delegar procesos, debes determinar la cantidad de departamentos que conforman tu empresa.
Si hasta ahora no te has planteado esto, te recomiendo hacerlo, porque es lo que te va a permitir que la delegación se haga de manera efectiva. En una empresa puede haber departamento administrativo, de venta, de finanzas, de marketing, de atención al cliente, entre otros.
Entonces, saber la cantidad de departamentos y las actividades de cada uno, te facilitará la creación de un organigrama. Cuando tienes tu organigrama, es cuando puedes concluir cuántos trabajadores necesitas, cuántos profesionales o freelancers vas a contratar.
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Si hasta este punto, en el que necesitas delegar procesos y actividades porque tienes mucha carga sobre ti mismo, consideras que los ingresos que tiene tu negocio no son suficientes para contratar a otras personas, es momento de replantear los precios que ofreces por tu producto o servicio.
El hecho de que los ingresos no sean suficientes para tener trabajadores, es un indicador de que estás muy por debajo del umbral de rentabilidad y te verás en la obligación de reestructurar los costos de tu negocio.
Es probable que tengas muchos clientes que te drenan energía y te llenan la agenda, pero no son rentables, debido al precio que les ofreces. Entonces, una vez que has solucionado el problema financiero que te impide contratar, es momento de especificar el número de trabajadores.
Si eres un emprendedor y apenas comienzas a delegar procesos, te recomiendo que no busques especialistas o una agencia de marketing, porque las agencias suelen tener procesos determinados al momento de trabajar y eso puede chocar con tus propios procesos que, además, comienzas a conocer.
Si hay un choque entre los procesos, vas a tener dificultades para lograr tu objetivo. En su lugar, te recomiendo contratar un freelancer que se dedique a esa actividad que vas a delegar. Lo primero que debes tener, en mi opinión y experiencia, es un asistente virtual.
Un asistente virtual suele tener un perfil ambivalente que te permitirá delegar actividades de manera efectiva y te proporciona flexibilidad al momento de hacer la contratación.
Crea los procesos de tu negocio.
Una vez que ya decidiste contratar a alguien, has solucionado el tema financiero y estás listo para delegar procesos, tienes el deber de crear los procesos de tu negocio.
Con esto quiero decir que, al contratar a un freelancer, debes explicarle cómo debe desarrollar las actividades. Para eso, es necesario que te asegures de que esa persona tiene clara la forma en la que va a hacer las cosas dentro de tu negocio.
En ese sentido, te recomiendo que documentes los procesos o las actividades que vas a delegar. Por ejemplo, si se trata de edición de vídeos, graba vídeos en los que muestres la forma en la que deben ser editados, de manera que el freelancer pueda saber cómo haces la edición en tu negocio.
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En mi caso, tengo mi manual de operaciones en Google Sites. Es un servicio gratuito que te permite bloquear el acceso público y permitir el acceso a las personas que te interesa que accedan.
Sin embargo, puedes subir vídeos a Youtube y colocarlos privados, a Google Drive o cualquier plataforma gratuita que te permita almacenar y compartir esa información.
Otra cosa que puedes hacer es elaborar checklist en las que coloques las actividades que esa persona debe terminar en un plazo determinado, que habrás acordado al principio, y que pueda ir tachando a medida que se completan.
Elabora contratos para tus trabajadores.
Al delegar procesos, elaborar contratos para las personas que trabaje para ti es una de las cosas más importantes. Dentro de ese contrato, asegúrate de incluir una cláusula de confidencialidad y no competencia, debido a que esa persona tendrá acceso a información interna de tu negocio.
La razón es que, la información que le estás dando para que pueda cumplir con ciertas actividades, es vital para la estructura de tu empresa, por lo que debes asegurarte de que no se usa para otros fines.
Bueno esto ha sido todo por hoy, te mando un fuerte abrazo y nos vemos en el próximo post. Por cierto me olvidaba, gracias por haberte paseado por aquí, me gustaría saber ¿Qué te pareció el post de hoy? cuéntame en los comentarios que estaré al pendiente de ellos para responderte.
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